Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX, який набрав чинності 10.06.2021, запровадив електронні трудові книжки та передбачає 5-річний перехідний період для оцифрування даних.

Головна мета цього законодавчого акту: перехід на електронний облік трудової діяльності, спрощення оформлення пенсій та збереження даних.

До 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.

Зберігання: Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис на зберігання. Роботодавець не зобов’язаний її зберігати.

Сканування: Потрібно відсканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Підтвердження страхового стажу: З 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперові документи про стаж, зокрема паперова трудова книжка потрібні лише для підтвердження страхового стажу до 1 січня 2004 року.

Як оцифрувати трудову книжку

1. Через роботодавця: Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.

2. Самостійно: Працівник має можливість:

— звернутися з паперовими документами про трудову діяльність/ військову службу/ навчання/ народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;

— самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП). 

Що буде після 10 червня 2026 року

Якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні  п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.